Виды документов подлежащих передаче в архив

В муниципальное учреждение  «Муниципальный архив г. Петрозаводска» (далее – МУ «МАП») поступают на хранение документы от юридических и физических лиц:

1. Организации – источники комплектования МУ «МАП» передают на постоянное (вечное) хранение управленческие документы, отражающие основную деятельность. В случае ликвидации организации на хранение передаются управленческие документы и документы по личному составу.

2. Организации муниципальной формы собственности при ликвидации, при смене собственности без правопреемника передают на хранение документы по личному составу на срок до 75 лет. Прием документов осуществляется на безвозмездной основе.

3. Организации, не являющиеся муниципальной собственностью, при ликвидации передают на хранение документы по личному составуна срок до 75 лет. Прием документов осуществляется на договорной основе, при этом документы муниципальной собственности (при наличии) принимаются бесплатно.

4. Физические лица – собственники или владельцы личных документов могут передать их на хранение в архив. Прием документов личного происхождения  и фотодокументов осуществляется на основании договора между владельцем и архивом, в котором оговариваются условия передачи документов, их хранения, использования и ограничение доступа к материалам.

Документы поступают в архив в упорядоченном состоянии, в соответствии с нормативными требованиями и научно-справочными материалами к ним (описи, историческая справка).  Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.

При организации работы по упорядочению документов рекомендуется использовать следующие нормативно-методические документы:

1.   Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.
2.   Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.
3.  Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2008.